En rask SMS til en leverandør for å avklare en detalj kan virke uskyldig. Men en fersk uttalelse fra Sivilombudet slår fast med all tydelighet: All skriftlig dialog er i praksis et saksdokument som skal kunne etterprøves. For innkjøpere i det offentlige betyr det at selv den mest uformelle melding kan få formelle konsekvenser.
I en sak som gjaldt Utenriksdepartementets dialog med Rolls-Royce via Facebook Messenger, konkluderte Sivilombudet krystallklart (Sivilombudets sak 2022/1370). Meldingene var å anse som saksdokumenter som skulle vært journalført og arkivert i sin originale form. Saken handlet ikke om anskaffelser, men prinsippene er direkte overførbare og representerer en viktig påminnelse for alle som jobber med offentlige innkjøp.
Lærdommer fra Sivilombudets uttalelse
Sivilombudet la vekt på flere punkter som er høyst relevante for en anskaffelsesprosess:
-
Plattformen er irrelevant: Om dialogen skjer via e-post, Messenger, SMS eller andre plattformer, er uten betydning. Så lenge innholdet gjelder “ansvarsområdet eller verksemda til organet”, er det et saksdokument.
-
Lav terskel for dokumentasjonsplikt: Arkivplikten inntrer så snart et dokument enten har “verdi som dokumentasjon” eller er “gjenstand for saksbehandling”. En avklaring med en leverandør i en konkurranse vil nesten alltid oppfylle disse vilkårene.
-
Original form skal bevares: Sivilombudet kritiserte at meldingene var skrevet av manuelt, noe som åpner for feil og svekker tilliten. God forvaltningsskikk tilsier at dokumenter lagres mest mulig likt originalen, for eksempel via skjermbilder.
-
Ingen unntak for “spesielle” saker: Forsøket på å sladde navn på saksbehandlere fordi saken var “eksepsjonell”, ble avvist. Dette understreker at reglene for åpenhet er strenge og ikke kan settes til side basert på skjønn.
Hva betyr dette for din neste anskaffelse?
Konsekvensene av å ikke behandle all kommunikasjon som formell dokumentasjon kan være store. Her er de viktigste implikasjonene for innkjøpere og leverandører.
For deg som er offentlig innkjøper:
-
Fare for brudd på likebehandling: Hvis du gir én leverandør informasjon eller avklaringer via SMS uten at dette blir delt med alle og dokumentert, bryter du med det grunnleggende prinsippet om likebehandling av leverandører.
-
Alt er underlagt innsynsrett: Konkurrerende leverandører kan kreve innsyn i all korrespondanse i saken. En skjult SMS-dialog som kommer for en dag, kan føre til klager til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) og i verste fall avlysning av konkurransen.
-
Dokumentasjonsplikten er absolutt: Du har en plikt til å sørge for at alle relevante steg og vurderinger i en anskaffelse er dokumentert. Dette inkluderer all dialog med markedet. Opprett derfor umiddelbart en rutine for å ta skjermbilder og journalføre meldinger som utveksles på uformelle plattformer.
For deg som er leverandør:
-
Din “raske melding” er et formelt dokument: Vær bevisst på at en uformell henvendelse til en saksbehandler blir en del av den offentlige saksmappen og kan kreves innsyn i av dine konkurrenter.
-
Du har rett til å se alt: Prinsippene om åpenhet gir deg rett til å etterprøve at dine konkurrenter ikke har fått fordeler gjennom “uformelle” kanaler. Ikke nøl med å be om innsyn i all relevant kommunikasjon i en konkurranse du deltar i.
Konklusjon: Ingen vei utenom full åpenhet
Sivilombudets uttalelse er en kraftig påminnelse om at skillet mellom “formell” og “uformell” kommunikasjon i praksis er visket ut. I en verden der raske meldinger er en del av hverdagen, må offentlige innkjøpere ha stålkontroll på dokumentasjonsplikten. Å unnlate dette setter ikke bare den enkelte anskaffelse i fare, men svekker også den generelle tilliten til at offentlige midler forvaltes på en transparent og rettferdig måte.