En avgjørelse fra KOFA har avdekket en fundamental brist i en rammeavtale for oversettelsestjenester i departementene (sakene 2024/256 og 2024/577). Ved å tillate “fritt valg” av leverandør for mindre oppdrag, har Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) skapt det som i praksis er en umulig kontrakt. Avgjørelsen viser hvordan en feil i konkurransegrunnlaget kan skape en tikkende risiko som over tid kan utvikle seg til en ulovlig direkteanskaffelse med milliongebyr som konsekvens.
Saken gjelder en rammeavtale der flere leverandører ble rangert, men hvor oppdragsgiver likevel kunne velge fritt blant dem for avrop under 200 000 kroner. KOFA konkluderte enstemmig med at dette var et brudd på anskaffelsesregelverket, da det manglet en objektiv og forutsigbar fordelingsnøkkel. Konsekvensene av denne feilen er imidlertid langt mer alvorlige og kompliserte enn selve bruddet.
En fundamental feil som ikke kan repareres
Det sentrale problemet er at feilen ikke kan rettes opp underveis. Mangelen på en lovlig fordelingsnøkkel er en grunnleggende svikt i selve konkurransen. Å innføre en ny fordelingsnøkkel nå, for eksempel ved å instruere brukerne om å følge rangeringen, ville vært en vesentlig og ulovlig endring av avtalen. Det ville endret de økonomiske forutsetningene leverandørene baserte sine tilbud på, og vært i strid med kravet til forutberegnelighet.
Resultatet er at DSS og departementene sitter med en juridisk defekt kontrakt. Å fortsette å tildele avrop basert på fritt skjønn er et vedvarende brudd på regelverket.
Den tikkende risikoen: Slik blir småfeil til en ulovlig direkteanskaffelse
KOFA konkluderte med at de seks avropene som ble klaget inn, ikke var ulovlige direkteanskaffelser. Begrunnelsen var at verdien av disse, verken enkeltvis eller samlet, oversteg terskelverdien for kunngjøringsplikt. Men dette er kun en midlertidig status. Den virkelige faren ligger i hva som skjer over tid.
Regelverket fastslår at den samlede verdien av lignende anskaffelser over en 12-månedersperiode skal legges til grunn ved beregning av terskelverdi. Dette skaper en tikkende risiko:
-
Scenario: Et departement fortsetter å tildele småoppdrag til en leverandør som er rangert som nummer tre, basert på en subjektiv vurdering av kompetanse.
-
Akkumulering: Hver måned tildeles oppdrag for 120 000 kroner til denne leverandøren.
-
Terskelen nås: Etter 11 måneder har den samlede verdien av avrop til denne ene leverandøren passert 1,3 millioner kroner (gjeldende terskelverdi).
I det øyeblikket er en grense krysset. Da har departementet foretatt en ulovlig direkteanskaffelse. De har kjøpt tjenester for et kunngjøringspliktig beløp uten lovlig hjemmel, ettersom avropene ikke er gjort i henhold til en gyldig rammeavtale. Dette kan utløse et gebyr fra KOFA på opptil 15 % av anskaffelsens verdi.
Eneste utvei undergraver kontraktens formål
For å unngå denne fellen, er den eneste juridisk trygge veien fremover å slutte helt med direkte tildeling av småoppdrag. I stedet må det gjennomføres minikonkurranser for alle avrop, uansett verdi. Dette var også rådet DSS ga til brukerne av avtalen etter at klagen ble sendt inn.
Dette er imidlertid en løsning som undergraver en av hovedhensiktene med rammeavtalen: å sikre en effektiv og ubyråkratisk prosess for mindre kjøp. Kontrakten som skulle være fleksibel, er i praksis blitt rigid og administrativt krevende for å kunne brukes lovlig. Den er blitt en umulig kontrakt.