Det nye regelverket gjør det nødvendig å skille klart mellom to begreper som ofte blandes sammen: anskaffelsesstrategi og konkurransestrategi.
Det er ikke to ord for det samme.
Den nye anskaffelsesloven pålegger oppdragsgiver å ha en anskaffelsesstrategi for å ivareta de samfunnshensynene som er relevante for virksomheten, og strategien skal være offentlig tilgjengelig. Dette er en reell nyhet i regelverket. Samtidig er det ikke innført noe tilsvarende generelt lovkrav om at hver enkelt anskaffelse må ha et eget dokument kalt konkurransestrategi.
Likevel blir konkurransestrategien ikke mindre viktig. Snarere tvert imot. Når virksomheten nå skal ha en overordnet strategi, blir det enda viktigere å ha et dokument som viser hvordan denne faktisk blir omsatt i den enkelte konkurransen.
Det enkle skillet er dette:
Anskaffelsesstrategien gjelder virksomheten som helhet.
Konkurransestrategien gjelder den konkrete anskaffelsen.
Og like praktisk:
Anskaffelsesstrategien skal ut i offentligheten.
Konkurransestrategien skal inn i saksmappen.
Det som faktisk er nytt
Det nye ligger først og fremst på virksomhetsnivå. Lovgiver har nå uttrykkelig sagt at oppdragsgiver skal ha en anskaffelsesstrategi og egnede rutiner for å ivareta relevante samfunnshensyn. Regjeringen opplyste da lovendringene ble vedtatt at bestemmelsene om samfunnshensyn, formål, rettighetshavere og innslagspunkt tas sikte på å tre i kraft 1. juli 2026.
Det betyr ikke at oppdragsgiver tidligere stod fritt til å arbeide usystematisk. Også etter dagens regler må sentrale vurderinger gjøres før konkurransen utformes. Men det nye er at loven nå krever et overordnet strategidokument på virksomhetsnivå. Forarbeidene beskriver dette som et verktøy for mer systematisk arbeid med relevante samfunnshensyn, basert på vurderinger av virksomhetens mål, prioriteringer og anskaffelsesportefølje.
Anskaffelsesstrategien
Anskaffelsesstrategien skal ikke beskrive hvordan én bestemt konkurranse skal gjennomføres. Den skal si noe om hvordan virksomheten generelt vil bruke anskaffelser for å nå sine mål og ivareta relevante samfunnshensyn. Når strategien etter loven skal være offentlig tilgjengelig, sier det også noe om dokumentets karakter: Det må være et overordnet og publiserbart styringsdokument.
Loven gir ingen detaljert punktliste for innholdet. Men ut fra ordlyden og forarbeidene bør strategien minst si noe om:
- hvilke typer anskaffelser virksomheten normalt gjennomfører
- hvilke samfunnshensyn som er relevante for virksomheten
- hvilke mål og prioriteringer virksomheten har på anskaffelsesområdet
- hvordan disse hensynene typisk skal ivaretas
- hvilke overordnede rutiner virksomheten skal ha
- hvem som har ansvar for oppfølging og revisjon
Dette er ikke en lovfestet mal. Det er den mest nærliggende praktiske utledningen av lovkravet. Forarbeidene peker nettopp på vurderinger av mål, prioriteringer og portefølje som grunnlag for strategien.
Publisering og arkivering
Her er rettsbildet enkelt: Anskaffelsesstrategien skal være offentlig tilgjengelig. Den naturlige løsningen er derfor publisering på virksomhetens nettside. Forarbeidene nevner uttrykkelig publisering på nettside som eksempel.
I tillegg bør den selvsagt arkiveres internt som et formelt styringsdokument. Det følger ikke uttrykkelig av ordlyden i § 5a, men det er en nødvendig konsekvens av dokumentets funksjon. Et dokument som skal styre virksomheten, være offentlig tilgjengelig og kunne revideres over tid, må også håndteres slik at det er klart hvilken versjon som gjelder.
Konkurransestrategien
Konkurransestrategien er noe annet. Den gjelder den enkelte anskaffelsen. Her er spørsmålet ikke hva virksomheten overordnet vil oppnå, men hvordan akkurat denne konkurransen bør innrettes: behov, marked, prosedyre, krav, kriterier, kontraktsmodell og risiko.
DFØ beskriver konkurransestrategi som et dokument som samler de strategiske vurderingene og konklusjonene for anskaffelsen, og sier uttrykkelig at dokumentet bør arkiveres på saken fordi det viser de viktige vurderingene og beslutningene som er gjort.
Det er derfor ikke helt presist å si at konkurransestrategi bare er valgfritt. Det er riktigere å si at det ikke finnes et generelt lovkrav om et dokument med akkurat denne tittelen, men at et slikt dokument i praksis er svært naturlig og ofte nødvendig dersom anskaffelsen skal være gjennomtenkt og etterprøvbar. DFØs veiledning trekker klart i den retningen.
Hva bør konkurransestrategien inneholde?
En reell konkurransestrategi bør minst ta stilling til:
- hva behovet er, og hva som faktisk skal anskaffes
- hvordan markedet ser ut, og om det bør være markedsdialog
- valg av kontraktsmodell
- om anskaffelsen bør deles opp i delkontrakter
- valg av prosedyre
- hvordan kravspesifikasjonen bør innrettes
- hvilke kvalifikasjonskrav som er nødvendige og forholdsmessige
- hvilke tildelingskriterier som best styrer mot ønsket resultat
- hvordan relevante samfunnshensyn skal ivaretas i akkurat denne konkurransen
- hvilke risikoer som foreligger
- hvorfor sentrale valg og fravalg er gjort
Dette ligger tett opp til DFØs beskrivelse av konkurransestrategiske beslutninger. Poenget er ikke bare å vise hva som ble valgt, men hvorfor.
Publisering og arkivering
Konkurransestrategien skal normalt ikke publiseres. Jeg ser ikke noe grunnlag for å si at den som sådan skal legges ut offentlig. Tvert imot tilsier dens funksjon at den normalt er et internt saksdokument. Den kan inneholde vurderinger av marked, risiko og andre forhold som naturlig hører hjemme i forberedelsen av konkurransen. DFØ omtaler den som et dokument som bør arkiveres på saken, ikke som et dokument som skal publiseres.
Derimot bør den arkiveres. Her er DFØ uttrykkelig. Nettopp fordi dokumentet viser de viktige vurderingene og beslutningene som er gjort, hører det hjemme i saksmappen.
Konklusjon
Den nye loven gjør ikke konkurransestrategien mindre viktig. Den gjør den viktigere.
Lovens nye krav gjelder anskaffelsesstrategi på virksomhetsnivå. Men jo tydeligere kravet til overordnet strategi blir, desto større blir behovet for et konkret dokument som viser hvordan denne strategien faktisk er omsatt i den enkelte anskaffelsen. Det dokumentet er konkurransestrategien.
Derfor bør skillet holdes klart:
Anskaffelsesstrategien er et overordnet, publiserbart styringsdokument.
Konkurransestrategien er et konkret, internt dokumentasjonsdokument.
Kort sagt:
Anskaffelsesstrategien skal ut i offentligheten. Konkurransestrategien skal inn i saksmappen.