Hvert år flyr tusenvis av offentlig ansatte på jobb. Bonuspoengene havner på deres private konto. De fleste virksomheter later som det ikke er et problem. Det er det.
Det er også et anskaffelsesproblem
Bonuspoeng på tjenestereiser er ikke bare et personalspørsmål. Det er et anskaffelsesproblem. Offentlige virksomheter inngår rammeavtaler med reisebyrå for å sikre de beste prisene og vilkårene. Når ansatte bestiller reiser utenom — eller velger flyselskap basert på egne bonusprogrammer i stedet for pris — er det et kontraktsbrudd. Det kan gi grunnlag for erstatningskrav fra leverandøren, og det undergraver hele formålet med avtalen.
Problemet i én setning
Når ansatte kan tjene private bonuspoeng på reiser arbeidsgiver betaler for, får de en personlig grunn til å velge dyrere billetter, andre flyselskaper eller andre ruter enn det som er billigst og best for virksomheten. Det er en interessekonflikt — og dersom personlig gevinst styrer valget, er det illojalt.
Tre konkrete regelbrudd
1. Kontraktsbrudd. Kjøp utenfor rammeavtalene bryter kontrakten virksomheten har inngått. Rammeavtalen mister verdi, virksomheten betaler mer enn nødvendig, og leverandøren kan ha krav på erstatning for tapte volumer.
2. Brudd på skattelovgivningen. Bonuspoeng opptjent gjennom jobbreiser er skattepliktige når de brukes privat. Skatteetaten er tydelig: arbeidsgiver har rapporteringsansvar. Virksomheter som ikke følger opp dette, bryter skattelovgivningen — ikke fordi de vil, men fordi de mangler rutiner.
3. Illojale valg. Ansatte som har personlig interesse i å opprettholde bonusstatus hos ett bestemt flyselskap, kan velge reiser som gagner dem selv fremfor arbeidsgiveren. Dyrere billetter, unødvendige mellomstopp, flyselskap utenfor rammeavtalen. Dette er ikke et teoretisk problem. Det er en løpende risiko hver gang noen bestiller en tjenestereise.
«Men Gold-kortet er jo nyttig i jobben»
Noen vil innvende at bonusstatus gir fordeler som også kommer arbeidsgiver til gode. Det kan stemme i enkelttilfeller. Men slike fordeler er personlige — de følger personen, ikke stillingen. Det er et svakt grunnlag for særordninger, og umulig å praktisere uten forskjellsbehandling.
Unntak gjør kontroll umulig
Åpner du for unntak, må du også svare på: Hvilke poeng er opptjent i tjenesten, hvilke privat, og hvordan verdsettes privat bruk? I praksis er det et administrativt mareritt. En streng hovedregel er enklere, rettferdigere og billigere å håndheve.
Gjelder langt flere enn staten
I staten er reglene klare: ansatte kan ikke bruke bonuspoeng fra tjenestereiser privat. Men problemene er identiske for kommuner, fylkeskommuner og andre offentlige virksomheter. Har du ansatte som flyr på jobb, har du de samme interessekonfliktene, de samme skattespørsmålene og den samme risikoen for kontraktsbrudd.
Fire ting du bør gjøre nå
- Innfør klare regler om at bonuspoeng fra tjenestereiser ikke kan brukes privat.
- Bruk reisebyrådata til å avdekke om ansatte bestiller utenom rammeavtalen eller velger dyrere alternativer enn nødvendig.
- Etabler rapporteringsrutiner slik at virksomheten oppfyller sitt ansvar etter skattelovgivningen.
- Still krav i nye reiseavtaler om løsninger som reduserer personlige bonusinsentiver mest mulig.
Det handler om tillit
Bonuspoeng på tjenestereiser er kanskje ikke det største problemet i offentlig sektor. Men det er et tydelig eksempel på hvordan manglende regler skaper problemer som vokser over tid — for anskaffelser, for skatteoverholdelse og for tilliten til at offentlige midler brukes riktig.
Har din virksomhet klare regler for bonuspoeng? Hvis ikke — hvorfor ikke?